MONITEUR BELGE SERVICE PUBLIC FEDERAL INTERIEUR [C − 2014/00015] 5 JANVIER 2014. — Arrêté royal modifiant l’arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers RAPPORT AU ROI Sire, L’arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers a été pris en exécution de la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d’identité, aux cartes d’étranger et aux documents de séjour et modifiant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques. Le présent projet d’arrêté royal crée une nouvelle possibilité d’utilisation, à savoir l’obtention d’informations contenues dans les registres de la population (soit au moyen d’extraits ou de certificats, soit au moyen de listes de personnes, soit au moyen d’une consultation) à des fins généalogiques ou historiques ou à d’autres fins scientifiques. Une demande de consultation de ces registres en provenance de chercheurs de différentes disciplines aux fins d’étudier les processus sociaux, les changements économiques et les transitions démographiques se manifeste en effet de manière de plus en plus pressante. Il y a avant tout lieu de signaler que les registres de la population se présentent sous deux formes : - les « registres de la population papier » : ceux-ci étaient tenus jusqu’en 1992; Ceux-ci étaient clôturés après chaque recensement décennal. - les « registres de la population électroniques » : à partir de 1992. Ceux-ci sont continuellement mis à jour à partir de 1992. Cela signifie qu’à partir de cette date, les registres ne peuvent plus être clôturés tous les 10 ans mais qu’ils doivent être mis à jour en permanence. Le délai de 120 ans est calculé au moment de la demande d’obtention d’informations contenues dans les registres. Le transfert de ces registres sur un support électronique est par ailleurs rendu possible : les registres tenus sur support papier peuvent en effet être perdus ou endommagés, soit en raison d’un incident, soit en raison de mauvaises conditions de conservation ou d’une manipulation inutile. Les chercheurs peuvent dorénavant utiliser la copie électronique. L’article 5ter qui a été inséré doit encourager les communes à faire procéder à la digitalisation selon les standards en vigueur et les « best practices » qui garantissent l’utilisation des fichiers électroniques à long terme. Lors de la digitalisation, on tient compte des recommandations suivantes. L’ensemble du projet de digitalisation doit être documenté dès le lancement du projet, et comprend la logistique, le traitement matériel des documents en passant par la digitalisation jusqu’à l’enregistrement des fichiers électroniques. La digitalisation doit satisfaire aux exigences de qualité technique minimales et le choix du format d’enregistrement doit être conforme aux exigences de la conservation à long terme. Pendant la digitalisation, les métadonnées techniques, administratives et descriptives doivent être enregistrées. Un contrôle de qualité régulier est nécessaire pendant l’ensemble du projet. Le projet de digitalisation terminé, il y a lieu de définir une procédure pour le contrôle régulier des archives électroniques. Le 30 avril 1997, la Commission de la Protection de la vie privée a déjà émis un avis sur l’accessibilité des registres de la population pour les généalogistes. La Commission a estimé que la consultation des registres de la population par des généalogistes doit être autorisée pour autant que la réalité de la recherche généalogique soit établie. Par ailleurs, la consultation des registres est soumise à certaines modalités (1). Le présent projet d’arrêté royal prévoit ces modalités ci-après. Dans la mesure où un certain temps s’est écoulé depuis l’avis précité de la Commission de la Protection de la Vie privée, le projet a de nouveau été soumis à la susdite Commission. La Commission de la protection de la vie privée a émis son avis n° 14/2012 le 2 mai 2012. La Commission y fait une remarque préalable sur la loi du 24 juin 1955 relative aux archives et son application aux registres de la population. La Commission demande une précision quant à la réglementation s’appliquant aux registres de la population qui sont déposés aux Archives de l’Etat : le présent arrêté royal du 16 juillet 1992 ou la loi relative aux archives. La loi relative aux archives porte sur les documents de certaines instances publiques. Elle stipule que les documents datant de plus de trente ans sont déposés aux Archives de l’Etat. Grâce à une modification législative en date du 6 mai 2009, le délai est passé de 100 à 30 ans afin de répondre aux désidérata d’historiens et de citoyens dans le but de pouvoir faire des recherches portant sur l’histoire récente ou la généalogie. Il s’agit des documents suivants : - ceux conservés par les tribunaux; - ceux conservés par le Conseil d’Etat; - les administrations de l’Etat; - les provinces et les établissements publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative. En ce qui concerne les communes, la loi stipule que les documents datant de plus de trente ans, conservés par les communes et les établissements publics qui sont soumis à leur contrôle ou à leur surveillance administrative, peuvent être déposés aux Archives de l’Etat (cf. l’article 1er, alinéa 2, de la loi du 24 juin 1955). Ces documents restent toutefois la propriété de la commune. Leur publicité éventuelle reste toutefois soumise à la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d’identité, aux cartes d’étranger et aux documents de séjour et modifiant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques et ses arrêtés d’exécution. Le présent arrêté royal du 16 juillet 1992 s’applique donc aux registres de la population qui sont déposés aux Archives de l’Etat. Il y a lieu par ailleurs de signaler que les communes restent toujours propriétaires de leurs registres de la population, même si ceux-ci ont été confiés aux Archives générales du Royaume. Le Conseil d’Etat a formulé son avis le 23 octobre 2013. Les suggestions du Conseil ont été respectées. Commentaire des articles Article 1er L’article 3 de l’actuel arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers détermine actuellement les cas dans lesquels une personne ou un organisme peut obtenir un extrait ou un certificat qui a été établi au moyen de ces registres. Le présent article y ajoute la possibilité d’obtenir des extraits et certificats à des fins généalogiques, historiques ou à d’autres fins scientifiques. Le dernier alinéa de l’article 4 du projet, selon lequel le Collège communal – College des Bourgmestre et Echevins peut solliciter auprès du demandeur tous renseignements complémentaires destinés à étayer la demande, rencontre la remarque formulée par la Commission de la protection de la vie privée et de l’Inspection des Finances selon laquelle il s’agirait d’une simple formule de style. La délivrance est libre lorsqu’il s’agit d’informations extraites de registres de la population clôturés depuis plus de 120 ans. La filiation ascendante peut, si demande en est faite, également être mentionnée : sans cela, aucune recherche généalogique n’est en effet possible. Dans la pratique, la chance est extrêmement minime que les extraits ou certificats portent sur des personnes encore en vie : les registres ont été clôturés après chaque recensement décennal. Il s’agit ainsi de personnes qui sont nées il y a plus de 120 ans. Pour la délivrance d’extraits et certificats reprenant des informations tirées de registres de la population qui ont été clôturés depuis moins de 120 ans, des règles plus strictes sont d’application. Le respect de la vie privée joue ici un plus grand rôle, nécessitant le consentement de la personne concernée ou de ses descendants pour la délivrance des données à caractère personnel demandées. Il y a ici lieu d’insister sur le fait qu’il appartient au demandeur, et donc pas à la commune, d’obtenir ce consentement. Afin d’éviter tout litige, une hiérarchie des personnes pouvant donner leur consentement a été insérée : - La première est naturellement la personne elle-même, si elle est encore en vie et saine d’esprit. Elle est en effet maître de ses informations. - Si la personne concernée est décédée ou n’est plus saine d’esprit (par exemple en cas de démence), ce consentement doit être donné par l’époux survivant ou le cohabitant légal survivant. - Si ce dernier est également décédé ou n’est plus en état d’exprimer sa volonté, ce consentement doit être donné par au moins l’un des descendants au premier degré de la personne concernée. Cela ne signifie donc pas que tous les descendants au premier degré (en l’occurrence, les enfants) doivent donner leur consentement. Si tous les descendants devaient donner leur consentement, le travail des chercheurs en serait considérablement compliqué. Dans cet article, on utilise la terminologie de l’article 901 du Code civil pour exprimer l’incapacité de donner son consentement. L’article 901 du Code civil traite de la capacité de faire une donation entre vifs ou un testament : à cette fin, « il faut être sain d’esprit ». A défaut de descendants au premier degré pouvant donner leur consentement, celui-ci peut être donné par le Collège communal ou le Collège des Bourgmestre et Echevins. Il a été opté pour cette possibilité afin d’éviter des discussions au sein des familles. Le Collège communal ou le Collège des Bourgmestre et Echevins est en en effet responsable de la tenue des registres de la population. Le consentement susmentionné doit être soumis par le demandeur. Le consentement peut également comprendre l’autorisation de mentionner la filiation ascendante. La commune peut délivrer ces extraits et certificats à prix coûtant. Cela semble raisonnable parce qu’elle doit en effet employer son personnel pour la recherche et la délivrance du document. Les coûts d’investissement (par exemple pour la digitalisation) peuvent également être pris en compte. Pour des raisons de respect de la vie privée de la personne concernée, de son époux survivant ou de son cohabitant légal survivant et de ses descendants, un système permettant de ne pas communiquer son adresse au demandeur a été mis au point. Le demandeur peut joindre à sa demande une lettre adressée à l’intéressé. La commune transmettra cette lettre au destinataire qui décidera alors lui-même de donner suite ou non à la requête du demandeur. La commune ne peut en aucun cas directement communiquer l’adresse du destinataire au demandeur. Article 2 L’article 2 concerne la consultation des registres de la population. Les registres qui ont été clôturés depuis plus de 120 ans peuvent être consultés librement s’il s’agit de fins généalogiques et historiques ou d’autres fins scientifiques. La manière dont ceux-ci peuvent être consultés est fixée par le Collège communal ou le Collège des Bourgmestre et Echevins. Il s’agit d’aspects pratiques tels que les heures d’ouverture, le délai de demande, etc. La commune peut en effet régler seule ces détails pour des archives qu’elle a encore en sa possession. La possibilité est par ailleurs prévue de digitaliser les dits registres, ce qui contribue à leur conservation durable. Il est également possible de mettre la reproduction de ces registres qui ont été clôturés depuis plus de 120 ans, à la disposition de tiers au prix coûtant, à condition que ceux-ci soient destinés à des fins généalogiques, historiques ou à d’autres fins scientifiques. Ces tiers ne peuvent pas diffuser les registres. Il y a lieu d’éviter que ces listes se retrouvent comme telles sur Internet. En ce qui concerne les personnes pouvant consulter ces registres, dans la pratique, il s’agira bien entendu toujours d’une personne physique. Cela n’empêche pas le fait que cette personne puisse le faire en tant que membre d’un cercle d’histoire et de généalogie, partenaire d’une société spécialisée dans les recherches généalogiques, etc. Article 3 L’article 3, 2°, permet de diffuser des listes à des chercheurs qui justifient explicitement leur intérêt historique ou tous autres intérêts scientifiques. Dans le cas présent, la liste peut également mentionner la filiation ascendante. Article 4 L’article 4 fixe les conditions que doit remplir la demande d’obtention d’informations tirées des registres de la population : - pour les registres de la population qui ont été clôturés depuis moins de 120 ans, cette demande doit se faire par requête motivée et avec la déclaration que les informations ne seront utilisées qu’à des fins généalogiques, historiques ou à d’autres fins scientifiques avec mention des éventuelles publications pour lesquelles ces données seront utilisées. Cela s’applique tant aux demandes d’extraits et certificats qu’aux demandes de listes de personnes. - pour les registres de la population qui ont été clôturés depuis plus de 120 ans, aucune déclaration n’est nécessaire. Cela est compensé par « l’administration de la salle de lecture » dans les archives communales (qui enregistre qui a consulté quel document). Si la personne concernée, son époux survivant ou son cohabitant légal survivant ou l’un de ses descendants au premier degré, marque son accord avec la délivrance d’un extrait, un certificat ou une liste de personnes, le Collège communal ou Collège des Bourgmestre et Echevins ne peut plus s’y opposer. Article 5 L’article 5 ne nécessite aucun commentaire. Article 6 Conformément à l’article 10 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, la commune doit (que ce soit ou non parmi son personnel) désigner un consultant en sécurité de l’information et en protection de la vie privée. Ce consultant en sécurité est notamment chargé de contrôler les consultations des registres de la population de la commune. Sous la surveillance du consultant en sécurité, un logging des consultations des registres de la population est tenu à jour. Ce logging est un outil pour les communes en cas d’éventuels litiges. J’ai l’honneur d’être, Sire, de Votre Majesté, le très respectueux et le très fidèle serviteur, La Ministre de l’Intérieur, Mme J. MILQUET (1) Avis n° 11/97 du 30 avril 1997.
5 JANVIER 2014. — Arrêté royal modifiant l’arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers PHILIPPE, Roi des Belges, A tous, présents et à venir, Salut. Vu la loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d’identité, aux cartes d’étranger et aux documents de séjour et modifiant la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, article 2, alinéa 3; Vu l’arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers; Vu l’avis n° 14/2012 de la Commission de la Protection de la vie privée, donné le 2 mai 2012; Considérant l’avis de l’Inspection des Finances, donné le 11 janvier 2013; Vu l’avis du Conseil d’Etat, n° 54.077/2 donné le 23 octobre 2013; Sur la proposition de Notre Ministre de l’Intérieur, Nous avons arrêté et arrêtons : Article 1er. L’article 3 de l’arrêté royal du 16 juillet 1992 relatif à la communication des informations contenues dans les registres de la population et dans le registre des étrangers est complété par les alinéas suivants, rédigés comme suit : « Les restrictions à la délivrance à des tiers d’extraits et de certificats des registres ne s’appliquent pas lorsque ceux-ci sont destinés à des fins de recherches généalogiques ou historiques ou à d’autres fins scientifiques et pour autant que les registres aient été clôturés depuis plus de 120 ans. Par dérogation à l’article 4, l’extrait ou le certificat ainsi obtenu peut également mentionner la filiation ascendante. La délivrance à des tiers d’extraits et de certificats des registres qui ont été clôturés depuis moins de 120 ans, à des fins généalogiques ou historiques ou à d’autres fins scientifiques est autorisée avec le consentement écrit de la personne concernée. L’autorisation mentionne les finalités. Si la personne concernée est décédée ou n’est plus saine d’esprit, ce consentement doit être donné par l’époux survivant ou le cohabitant légal survivant. Pour les mineurs, le consentement est donné par les parents ou le tuteur. Si la personne concernée est décédée et n’a pas laissé d’époux survivant ou de cohabitant légal survivant ou si ce dernier n’est plus sain d’esprit, le consentement doit être donné par au moins l’un des descendants au premier degré de la personne concernée. A défaut de descendants au premier degré ou si ceux-ci ne sont pas sains d’esprit ou sont décédés, il appartient alors au Collège des Bourgmestre et Echevins/communal de prendre une décision quant à la délivrance des extraits ou certificats. Le consentement précité doit être présenté par le demandeur. Le consentement peut également comprendre l’autorisation de mentionner la filiation ascendante. Si le demandeur ne connaît pas l’adresse de la personne devant donner son consentement, une lettre adressée à la personne dont le consentement est requis, peut être jointe à la demande, en vue d’obtenir celui-ci. La commune envoie alors cette lettre au destinataire, qui prend ensuite la décision de donner suite ou non à la requête du demandeur. La commune ne communique pas l’adresse du destinataire au demandeur. Les communes peuvent délivrer les extraits et certificats au prix coûtant. » Art. 2. Dans le même arrêté sont insérés les articles 5bis et 5ter, rédigés comme suit : « Art. 5bis. La consultation par des tiers des registres qui ont été clôturés depuis plus de 120 ans, est autorisée à des fins généalogiques et historiques ou à d’autres fins scientifiques, qu’il s’agisse de registres papier ou de registres qui, en vue d’une conservation durable, ont été transférés sur un autre support d’information. Les modalités de cette consultation sont fixées par le Collège communal ou le Collège des Bourgmestre et Echevins. Art. 5ter. Les communes peuvent transférer leurs registres sur un autre support d’information et ce, en vue d’une conservation durable. Les communes peuvent mettre les reproductions des registres qui ont été clôturés depuis plus de 120 ans à prix coûtant à la disposition de tiers lorsque celles-ci sont destinées à des fins généalogiques, historiques ou à d’autres fins scientifiques. Ces tiers ne peuvent toutefois pas diffuser les reproductions obtenues. » Art. 3. L’article 7 du même arrêté est complété par une disposition au point e), s’énonçant comme suit : e) aux chercheurs qui justifient expressément d’un intérêt historique clair ou de tout autre intérêt scientifique. Dans ce cas, la liste peut également mentionner la filiation ascendante, et ce par dérogation à ce qui est stipulé à l’alinéa 1er. Art. 4. Dans le même arrêté est inséré un article 10bis s’énonçant comme suit : « Art. 10bis. La demande d’informations contenues dans les registres qui ont été clôturés depuis moins de 120 ans, et ce à des fins généalogiques ou historiques ou à d’autres fins scientifiques, au moyen soit d’extraits ou de certificats, soit de listes de personnes, doit être adressée au Collège communal ou au Collège des Bourgmestre et Échevins par requête motivée. Cette requête comprend également l’engagement du demandeur à n’utiliser les informations obtenues qu’à des fins généalogiques ou historiques ou à d’autres fins scientifiques avec mention des éventuelles publications pour lesquelles ces informations seront utilisées. Avant de donner son consentement, le Collège communal ou le Collège des Bourgmestre et Échevins peut, avant de communiquer les informations demandées tirées des registres de la population, solliciter auprès du demandeur tous renseignements complémentaires destinés à étayer le bien-fondé de la demande.
Art. 5. Entre l’article 10 et l’article 10bis du même arrêté, sont insérés les mots « Chapitre V – Dispositions diverses ». Art. 6. Dans le même arrêté est inséré un article 12bis, s’énonçant comme suit : « Art. 12bis. Le consultant en matière de sécurité de l’information et en protection de la vie privée visé à l’article 10 de la loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques, qui est désigné par la commune, est chargé du contrôle des consultations des registres de la population de la commune. Un logging des consultations des registres de la population est également tenu sous la surveillance du consultant en sécurité susmentionné. » Art. 7. Notre Ministre de l’Intérieur est chargée de l’exécution du présent arrêté. Donné à Bruxelles, le 5 janvier 2014. PHILIPPE Par le Roi : La Ministre de l’Intérieur, Mme J. MILQUET |